Lições Aprendidas

Não são apenas erros, novos aprendizados também conta

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O que é?

Uma Lição Aprendida é um conhecimento adquirido através da experiência, e que é capturado, registrado, analisado e compartilhado.
Os objetivos da prática Lição Aprendida são:
- Evitar a sua recorrência – casos negativos e/ou de insucesso (ex.: impedir que um erro se repita em um determinado projeto ou atividade);
- Promover sua aplicação em situações futuras – casos positivos e /ou de sucesso (ex.: repetir um acerto nos próximos projetos ou atividades.
- Em geral, as Lições Aprendidas podem ser consideradas como desvios em relação ao planejamento de um projeto ou atividade, tanto do ponto de vista positivo, como do negativo.

Quando utilizar?

Deve-se utilizar o registro de lições aprendidas onde ocorrem atividades padronizadas, sendo a LA caracterizada por um desvio nesse padrão de trabalho.
Apenas devem ser registradas lições aprendidas que não façam parte do padrão de trabalho e cujo aprendizado irá ajudar a Empresa nos próximos projetos.

Recursos necessários:

Deve-se utilizar o registro de lições aprendidas onde ocorrem atividades padronizadas, sendo a LA caracterizada por um desvio nesse padrão de trabalho.
Apenas devem ser registradas lições aprendidas que não façam parte do padrão de trabalho e cujo aprendizado irá ajudar a Empresa nos próximos projetos.

Como aplicar?

É fundamental para esta prática, a definição de um processo para o tratamento de Lições Aprendidas, as fases deste processo são as seguintes:

Captura
- Documentar o contexto da situação ocorrida, e as respectivas consequências;
- Avaliar registros anteriores da base de dados;
- Dar feedback quanto ao tratamento adequado;
- Identificar e registrar.
Análise
- Analisar, discutir e ajustar registros;
- Discutir e consolidar registros;
- Propor encaminhamentos.
Implementação
- Revisar o descritivo da Lição Aprendidas;
- Priorizar planos de ação;
- Garantir que os encaminhamentos sejam, de fato, realizados;
- Definir formas de divulgação.
- Melhoria/ Manutenção
  - Realizar pesquisas com os usuários cm relação a satisfação cm o processo estabelecido;.
  - Analisar o impacto das Lições Aprendidas;
  - Revisar o conteúdo da base de dados, para eliminar registros expirados, ou possivelmente, duplicados;
  - Auditar os registros e planos de ação.

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

Veja agora, alguns pontos de atenção imprescindíveis para o sucesso do Programa de Lições Aprendidas:

Para ser considerada uma boa prática de Gestão do Conhecimento, deve ser estabelecido um processo para tratamento das Lições Aprendidas;
As pessoas precisam estar motivadas, e precisam acreditar neste processo;
A forma de registrar e a recuperação destes registros precisa ser simples;
Nem tudo o que ocorre em um projeto ou atividade pode ser considerada uma Lição Aprendida;
É preciso verificar se existe uma lição aprendida antes de cometer o mesmo erro novamente;
Como todo processo, deve ser auditado;
As melhorias são sempre Bem-Vindas.

Exemplos de aplicação:

Veja um exemplo dos passos a seguidos ao aplicar o processo de Lições Aprendidas:

Verificar lições aprendidas já registradas:
1. Antes de realizar qualquer registro, deve-se observar se já não existe algum registro de Lição Aprendida tratando do tema. Se for o caso, o ideal é atualizar a informação que já existe, evitando duplicação.
Ter abrangência no entendimento do contexto:
1. Para que o registro de Lição Aprendida possa ser reutilizado em outros projetos/atividades, é necessário um bom descritivo do contexto. Uma boa maneira de fazer isso é respondendo as seguintes perguntas:
  1. O que era esperado acontecer?
  2. O que aconteceu de fato?
  3. Porque houve esse desvio?
  4. O que deve ser feito da próxima vez?
Validar com um grupo de especialistas:
1. É boa prática que, durante a validação, seja feito uma ampla discussão com diversos especialistas no assunto de modo que a descrição fique abrangente e entendida por todos.
2. Colocar a aprovação da informação nas mãos de uma única pessoa, pode aumentar o risco da informação não ser bem entendida no momento da reutilização por outras pessoas, além do risco da informação não ficar completa, devido à visão parcial que cada um tem sobre os desvios.
Armazenar em um local oficial e único:
1. É necessário que a organização defina qual a base de dados oficial para esse fim e gerencie a utilização da mesma. Várias bases de lições aprendidas tornam a utilização inviável.

Aprenda mais:

http://www.construction-institute.org
APQC Best Practices – Cutting the Cost of Not Knowing – Lessons Learned Systems People Really Use
Real KM: Lessons Learned Process

Processos de Conhecimento

( X ) Identificação ( ) Criação ( X ) Retenção ( X ) Transferência ( X ) Aplicação