Workshop de Lições Aprendidas

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Não deixe nada para depois

O que é?

Evento desenvolvido para reflexão e captura de aprendizados (lições, experiências positivas, comprovação de hipóteses, ou sugestões de mudanças).
Movimento de interação entre stakeholders para compartilhamento, análise e registro de percepções.

Ao final de uma fase relevante de projeto.
Após ciclo de consolidação de um processo.
Após movimentos estratégicos, como mudanças no modelo de negócio ou revisão de portfólio de produtos.
Sempre que houver percepção de acúmulo de conhecimento sem devida reflexão, captura e registro.

Definir temas relevantes
- Realizar reflexão prévia em conjunto com líder do projeto ou processo para compreensão dos temas principais a serem tratados. Exemplos de possíveis assuntos são: gestão de projetos, gestão de pessoas, processos, infraestrutura, sistemas e tecnologia, fornecedores. Os temas devem ser escolhidos segundo relevância para o resultado alcançado e criticidade para movimentos futuros da empresa.
- Para esta análise pode ser aproveitado o próprio resultado e avaliação dos indicadores (ex.: Índice de Prazo de projeto, Performance de processo, etc.) ou pode ser feita avaliação de temas que exigiram maior energia com os próprios envolvidos. (ex: o que tirou seu sono durante o projeto?)
- É importante observar que a seleção dos tema deverá direcionar o público a ser envolvido no Workshop. Neste processo de seleção de convidados, considere pessoas que participaram do resultado, envolvidos com os temas e potenciais usuários dos conhecimentos.

Para esta análise pode ser aproveitado o próprio resultado e avaliação dos indicadores (ex.: Índice de Prazo de projeto, Performance de processo, etc.) ou pode ser feita avaliação de temas que exigiram maior energia com os próprios envolvidos. (ex: o que tirou seu sono durante o projeto?)
É importante observar que a seleção dos tema deverá direcionar o público a ser envolvido no Workshop. Neste processo de seleção de convidados, considere pessoas que participaram do resultado, envolvidos com os temas e potenciais usuários dos conhecimentos.

Direcionar resultados gerados
- Primeiramente garanta que o plano de ação definido seja direcionado para devidos responsáveis. Busque sair do evento com ações, responsáveis e prazo definidos e acordados. Se possível, associe ações a outros movimentos organizacionais planejados, como mudanças de processo ou projetos.
- Em segundo lugar, assegure que conhecimentos captados sejam compartilhados com restante da Empresa. Para isso, utilize bases de conhecimento já consolidadas e aproveite canais de comunicação ou mesmo fóruns, eventos ou treinamentos.

Trabalho prévio com envolvidos para captura de percepções. Neste caso, é necessária dedicação adicional, por exemplo, para preenchimento de pesquisa,. Ainda assim, tempo gasto deixará dia do evento mais produtivo, com foco na priorização e no plano de ação.
Entrevistas prévias com principais envolvidos. Movimento é útil para a definição de temas prioritários e para captura de lições normalmente não explicitadas.
Lista de possíveis participantes considerando papéis, grau de participação e característica do envolvimento (favorável ou desfavorável). Relação pode ser útil para definir participantes obrigatórios ou inclusive qual será a atuação de cada um no dia do Workshop.
No dia do Workshop, utilize dinâmicas e técnicas colaborativas para incentivar a interação, como Brainwriting, Wold Café, Aquário, Open Space, Mapa Mental, Storyboard.
Utilize um padrão para preenchimento das lições aprendidas, por exemplo com campos como Título, Descrição, Desafio, Causa raiz identificada, Plano de ação.
Registre apresentações finais do Workshop ou aproveite presença dos envolvidos para realizar captura de lições no formato de Storytelling (vídeo, áudio ou texto).

Natura

Aplicado após projetos estratéticos, por exemplo, durante movimento de implantação de Centros de Distribuição com utilização de técnica de Brainwriting para captura das lições em torno dos temas Pessoas, Processo, Sistemas e Ferramentas, Gestão de Projetos e infraestrutura. Resultado foi compartilhado no Portal de O&L.

( X ) Identificação ( ) Criação ( X ) Retenção ( X ) Transferência ( X ) Aplicação

Av. Paulista, 302 – Bela Vista, São Paulo – SP, 01310-000