Programa de Mentoria Técnica

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Programa de Mentoria Técnica

Transferência de Conhecimento entre Jogadores

O que é?

É uma estratégia de gestão do conhecimento que, quando bem estruturada, pretende atender a diferentes objetivos.
Um programa de mentoria técnica oferece um ganho muito grande na troca de conhecimentos entre gerações, trazendo uma perspectiva de continuidade, renovação, complementaridade e compartilhamento de conhecimento e experiências que afetam diretamente a cultura e o negócio.
A valorização da carreira técnica, mitigação de riscos referentes a conhecimentos críticos, interação entre diferentes gerações, introdução dos profissionais mais novos na rede de relacionamento da tecnologia (integração sócio-técnica) são resultados possíveis por meio de um programa de mentoria técnica.
Além disso, é possível a capacitação de profissionais novos na tecnologia, propiciando a aceleração da prontidão técnica, além do ganho de autonomia e maturidade dos mentorados.
Outro aspecto é o fato de ser possível implementar o programa sem investimento financeiro, somente com o capital intelectual da própria empresa.

Quando utilizar?

Quando a empresa tiver um tipo de Negócio que necessite manter um time de especialistas em algum assunto ou tecnologia, cuja especificidade do conhecimento não se encontre facilmente em cursos e livros e que, portanto, só é possível adquirir através do conhecimento tácito dos especialistas sêniores da organização e da imersão na cultura da empresa. Nesse contexto, em geral, a empresa tem por características carreiras longas e que requerem a perpetuidade da tecnologia desenvolvida.

Recursos necessários:

Os recursos básicos são pessoas para compor:

O Grupo de Mentores: profissionais sêniores, especialistas em alguma área de conhecimento/tecnologia que seja estratégica para a organização). Em geral, o mentor é a maior referência no assunto dentro da organização. Além da própria especialidade, é importante que esse grupo tenha visão dos “gaps” de conhecimento atuais que a tecnologia envolvida tem, bem como conhecer os desafios que virão em relação ao futuro dessa tecnologia. Fator importante também é que esse grupo de especialistas tenha um perfil para “ensinar”, “professor”, que goste de se conectar e se relacionar.
O Grupo de Mentorados: profissionais jovens na tecnologia, mas com boa bagagem conceitual e certa vivência na empresa, para que possam aproveitar ao máximo o tempo com o mentor e receber conhecimento tácito. Se o mentorado estiver em um nível técnico muito inicial, há o risco da mentoria se tornar “aula particular” de conceitos já disponíveis em outras fontes (livros, cursos, treinamentos internos, documentos normativos, instruções de trabalho, entre outros já disponíveis na organização). Com o mentor, ele precisa aprender conhecimentos tácitos, vindos da experiência e sabedoria desse especialista que já vivenciou experiências práticas na organização ao longo de anos de carreira.
O Grupo de Governança: equipe multidisciplinar, composta por profissionais das áreas de RH e Gestão do Conhecimento, bem como os gestores das tecnologias envolvidas. Esse grupo vai atuar em:
- Comunicação;
- Estabelecimento do processo;
- Levantamento dos temas;
- Gestão das inscrições;
- Escolha e capacitação das duplas (mentor e mentorado);
- Monitoramento da evolução do processo de mentoria e entrega do trabalho final (que envolve necessariamente a disseminação, o registro e disponibilização para reuso do conhecimento);
- Reconhecimento do esforço daqueles que finalizarem por meio de celebração e entrega de certificados;
- Apresentação para a organização os resultados.
Além disso durante toda a mentoria o grupo de governança oferece apoio, orientação e mediação por meio de intervenções coletivas e pontuais para diferentes situações das duplas que podem ir acontecendo durante a percurso, dado que são 18 meses de projeto.

Ferramentas

É necessário contar com o apoio de ferramentas para comunicação e divulgação do programa, inscrição de mentores e mentorados, lista de temas e de duplas contempladas, plano de estudo e registro de encontros. É possível fazer isso com arquivos Excel, PowerPoint e Word enviados por e-mail para as pessoas. Porém, se o volume de inscrições for alto, o melhor é ter alguma ferramenta que permita conter um Portal, com gestão dos acessos, como SharePoint ou algum ambiente Web. Algumas ferramentas que hospedam assuntos de Recursos Humanos podem também ter módulos voltados para mentoria.

Como aplicar?

1) Ações do Grupo de Governança

Antes do início do Programa de Mentoria Técnica:
- Definir se a empresa já vai sugerir temas estratégicos antes das inscrições ou se vai aceitar a proposta de temas por parte dos mentorados para depois aprovar ou não.
- Definir regras de participação: quem pode ser mentor e mentorado (cargo, módulo, áreas); quais áreas do conhecimento serão aceitas; qual a duração; se será aceita inscrição para mais de um tema; se haverá conexão da participação no programa com carreira das pessoas; se o mentor poderá ser sugerido pelo mentorado ou se o grupo de governança decidirá as duplas; etc.
- Definir formulários gerais: inscrição de mentores, inscrição de mentorados, aprovação de cada gestor informando motivos pelos quais eles recomendam a pessoa de sua equipe a entrar no programa como mentor ou mentorado e porque escolheu determinado tema, Plano de Estudo, Registro de Encontros, etc.
- Definir se será oferecido treinamento para orientação e esclarecimento para mentores e mentorados contemplados, antes do início da mentoria.
- Definir as etapas do programa e o que deverá ser entregue em cada etapa, por exemplo: Plano de Estudo validado com o gestor do mentorado, Registro de Encontros, Trabalho Final.
- Definir como será feito o acompanhamento das duplas: workshops durante o período organizados pelo time de governança, treinamentos e manuais de apoio, comunidade de prática para mentores debaterem, etc.
- Preparar material de divulgação com as regras, papel e responsabilidade de mentores, mentorados, gestores, grupo de governança, período de inscrições, data de início e fim do programa, informações sobre como poderão se inscrever, etc.
- Divulgar para os diferentes públicos-alvo (potenciais mentores, mentorados e liderança) a abertura de inscrições para o programa, com as informações gerais, forma de inscrição e cronograma.
- pós a fase de inscrições, será preciso definir as duplas. Se tiver um número muito grande de inscrições por tema, dado o limite de mentores (o ideal é que o mentor tenha 1 ou 2 mentorados no máximo), será necessário um comitê. Nessa reunião do comitê, o grupo de governança, em conjunto com os gestores responsáveis de cada tecnologia/área de conhecimento, debatem quais assuntos deverão ser priorizados na edição que se inicia e definem as duplas que estudarão o tema.
Durante o Programa de Mentoria Técnica:
- Divulgar a lista de contemplados e fazer alinhamento com grupo de mentores e mentorados e gestores envolvidos, explicando papéis e responsabilidades de cada um, quais as etapas do programa com as entregas requeridas e o cronograma de trabalho.
- Aplicar palestra de preparação para mentores e mentorados, entregando material de apoio (Guia do Mentor e do Mentorado).
- Realizar pelo menos 02 encontros ao longo do programa, separadamente com os grupos de mentores e mentorados, com alguma dinâmica para “escuta” e percepção sobre o andamento do programa.
- Monitorar o registro de encontros, fazendo intervenções pontuais caso alguma dupla não esteja registrando para entender o que está acontecendo e mediar.
- Acompanhar a entrega dos trabalhos, preferencialmente direcionando para que os trabalhos sejam disseminados utilizando alguma frente de Gestão do Conhecimento, como Comunidades de Prática, Seminários internos ou Manuais, garantindo que o ciclo de GC (geração, disseminação, registro e reuso) se feche.
Após o Programa de Mentoria Técnica:
- Celebração: entrega de certificados, divulgação e reconhecimento das duplas concluintes junto ao corpo técnico da tecnologia e à liderança.
- Aplicação de pesquisa para o grupo envolvido (Mentores, Mentorados e respectivos Gestores), em relação aos resultados.
- Divulgação dos resultados para a Organização.

2) Ações do Grupo de Mentores, Mentorados e Gestores

Antes do início do Programa de Mentoria Técnica:
- Mentores e mentorados devem preencher os formulários de inscrição dentro do prazo e os respectivos gestores devem aprovar e preencher também as informações requeridas.
Durante o Programa de Mentoria Técnica:
- Mentores e mentorados devem participar dos encontros de capacitação pré-programa e lerem os guias de orientação.
- Mentores e mentorados devem fazer o Plano de Estudos e definir a carga horária semanal requerida e o mentorado deve validar com seu gestor (preferencialmente junto com o Mentor).
- Mentores e mentorados devem se encontrar para a realização da mentoria e o mentorado deve realizar seus estudos individuais também, registrando todas as horas investidas no Formulário de Registro de Encontro (horas com Mentor + horas individuais).
- Mentorados devem entregar um trabalho final que deverá ser apresentado em Comunidade de Prática relacionada ao tema ou em seminário interno, ou ainda usando alguma outra prática de Gestão do Conhecimento, garantido a Disseminação e o Registro de tal forma que o conhecimento possa ser rastreado posteriormente e reusado.
Após o Programa de Mentoria Técnica:
- Gestores devem fazer os reconhecimentos de mentores e mentorados de sua equipe pela finalização do Programa.

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

1. É melhor deixar as duplas “se escolherem” ou é preferível que o grupo de governança escolha as duplas?

Existem prós e contras nas duas estratégias. Deixar que as duplas se escolham garantirá que sejam duplas que já tenham alguma afinidade ou admiração entre si e que, possivelmente, já trabalharam juntas e portanto buscam estudar assuntos que são de interesse de ambos. Porém, na nossa experiência, ocorreu que: os mentores mais “famosos” eram sempre escolhidos e os mentores novos que se voluntariavam muitas vezes não eram. Assim, alguns mentores recebiam um número grande de inscrições e depois tinham que selecionar somente dois mentorados (máximo permitido por mentor). Isso causava uma situação delicada que o grupo de governança tinha que mediar, ficando muito a critério do mentor fazer a escolha de seus mentorados. Com isso, tínhamos de um lado os mentorados não escolhidos pelo mentor solicitado e de outro lado mentores “sobrando” porque não foram escolhidos. É importante desenvolver novos mentores e mantê-los motivados a se voluntariar, abrindo oportunidade para que profissionais que sejam reconhecidamente potenciais mentores possam ter essa experiência, para que o “banco de mentores” seja populado.

2. É melhor que se abram inscrições já com temas propostos pela Organização ou que cada mentor ou mentorado proponha seu tema?

É importante lembrar que o Programa de Mentoria Técnica precisa levar em conta os objetivos do mentor e do mentorado, mas também, e principalmente, o objetivo da organização e da tecnologia em questão. É importante, do ponto de vista da organização, que assuntos de interesse de cada tecnologia sejam priorizados (seja porque há “gaps” na tecnologia, seja porque há um assunto/conhecimento novo e que precisa ser desenvolvido por fazer parte de alguma estratégia organizacional). Equacionar esses diferentes interesses (organização, mentor, mentorado, gestor do mentorado) não é tarefa fácil. É preciso muita reflexão para que os temas consigam de alguma forma conectar esses diferentes interesses e manter mentor e mentorado motivados a seguir com o plano de estudos.

Exemplos de aplicação:

Na Embraer já existe a aplicação do Programa de Mentoria Técnica desde 2009, de uma maneira contínua. O Programa é feito em parceria entre as áreas de Recursos Humanos e Gestão do Conhecimento do Produto. É uma importante estratégia que tem sido bem avaliada e aceita pelos participantes e pela organização.

Aprenda mais:

Em construção.

Processos de Conhecimento

( X ) Identificação ( ) Criação ( X ) Retenção ( X ) Transferência ( X ) Aplicação

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