Ilhas do Conhecimento estão desaparecendo por causa das mudanças “Climáticas” das Empresas

por Fábio Andrade Silveira

A mesa de Caio, gestor de pessoas da empresa Nova Era Seguros, estava da mesma forma como havia deixado há trinta dias quando entrou em férias, um pouco mais empoeirada. Na manhã daquela segunda-feira, ao chegar ao trabalho, a empresa lhe parecia diferente, mas não sabia justificar tal sentimento, porém ao ser convocado para a primeira reunião da semana descobriu que a organização estava sob nova direção. A batuta havia sido entregue à Silvia Marcondes, executiva muito conhecida pela sua capacidade de trabalho e preparo profissional que tinha como proposta de valor mudar a cultura organizacional daquela empresa que há muito tempo apresentava problemas de gestão.

Durante a reunião, ficou claro que um dos objetos de preocupação de Silvia era a retenção de conhecimento por um pequeno grupo de colaboradores, nominados como “ilhas do conhecimento” e que num pequeno período poderiam se aposentar levando consigo todo o know-how adquirido ao longo dos anos, fato que geraria instabilidade aos negócios. Ao término da reunião ficou decidido que Caio, profissional proativo e conectado, seria o gerente do projeto de mapeamento do conhecimento destes colaboradores tendo como principais entregas a elaboração de uma base de conhecimento facilitadora do compartilhamento e a incorporação deste conhecimento aos futuros produtos, processos e serviços da empresa, bem como um plano de substituição. Caio adorou o presente de chegada de férias!!!

No mesmo dia, Caio selecionou sua equipe de projetos e deu início aos trabalhos elaborando seu plano e desencadeando as ações que deveriam ser implementadas para o atingimento dos objetivos. Ao realizar o diagnóstico preliminar, a equipe confirmou aquilo que todos imaginavam: o armazenamento e o compartilhamento do conhecimento entre os colaboradores não eram práticas usuais na empresa, as pessoas guardavam o conhecimento para si, posto que não se foi pensado em desenvolver uma cultura de gestão do conhecimento, tornando a organização refém destes colaboradores e outros problemas. Caio informou à Silvia que o problema era muito maior do que se pensava e a assessorou na implantação de um Programa de Gestão do Conhecimento com a finalidade de obter mudanças no comportamento de cada indivíduo da empresa ambientando-os paulatinamente na sociedade do trabalhador do conhecimento.

A solução teve início um mês depois da decisão da alta direção, pois para se implantar um programa de tal monta precisava-se de um bom planejamento. Caio recrutou algumas partes interessadas confiáveis para estar à frente do programa e elaborar as trilhas de conhecimento necessárias ao bom entendimento da temática. Primeiramente foram abordados os conceitos e definições numa linguagem que todos os integrantes da empresa entendessem a fim de assimilar o conteúdo, ao longo dos treinamentos foram explicitadas as técnicas e ferramentas utilizadas para o armazenamento e compartilhamento do conhecimento. Concluída a parte teórica, uma das tarefas dos participantes do programa era registrar toda a rotina, funções, boas práticas e experiências adquiridas pelas pessoas consideradas “ilhas do conhecimento” para que posteriormente este conteúdo fosse organizado e compartilhado com aqueles que tivessem interesse. Paralelamente ao treinamento, foi realizado o planejamento estratégico da empresa incluindo objetivos estratégicos ligados à aprendizagem organizacional e à gestão do conhecimento. Rotinas e processos também foram mapeados e os papéis e responsabilidades foram estabelecidos. Ao encerrar o programa toda a empresa passou a saber que gestão do conhecimento é um conjunto de atividades voltadas para a promoção do conhecimento organizacional, visando o atingimento de seus objetivos estratégicos.

Seis meses após o início do programa já eram evidentes os seguintes resultados: a gestão do conhecimento passou a apoiar a tomada de decisões e ao negócio, tornou-se uma vantagem competitiva e um catalizador para o aumento da produtividade, agilizou o acesso às informações, disseminou boas práticas e principalmente passou a ser o exterminador de ilhas do conhecimento por meio da mudança favorecida por este clima organizacional e novo ambiente.