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Comunidade de Práticas

Um domínio, atuação em comunidade, diversidade de knowhow

O que é?

  • Comunidade de Prática é um grupo de pessoas que compartilham um interesse, um problema que enfrentam regularmente, e que se unem para desenvolver conhecimento de forma a desenvolver ou aprimorar uma prática em torno desse tópico. 
  • O termo e os conceitos de uma Comunidade de Prática (Community of Practice – CoP) surgiram a partir de um estudo realizado por Etienne Wenger e Jean Lave sobre modelos de aprendizagem. 
  • A CoP se estrutura a partir dos conceitos sociais e da próprio natureza relacional do ser humano.
  • As comunidades de práticas podem ocorrer de forma  presencial, eletrônica ou híbrida. 
  • Segundo estudos realizados pela APQC (APQC, 2008) as Comunidades de Práticas estão assumindo um papel-chave na gestão do conhecimento das organizações. Isto ocorre por elas transcederem fronteiras criadas por estruturas hierárquicas, funções, aspectos geográficos e tempo. Nas organizações modernas, globais e baseadas no conhecimento, as comunidades viabilizam um ambiente de geração de conhecimento que flui por todas estas fronteiras.
  • A criação de uma Comunidade de Práticas viabiliza um meio através do qual é proporcionado à empresa a retenção do conhecimento, a troca de conhecimentos entre os mais experientes e mais jovens, o fortalecimento das redes entre os profissionais. Com isto, a empresa passa a ter economia de tempo e recursos, além de possibilitar uma melhoria contínua na qualidade dos seus processos.
  • Apesar da quantificação dos benefícios relacionados à utilização de Comunidades de Práticas não ser realizada na maior parte das empresas, são descritos a seguir alguns resultados positivos reportados por empresas do setor de Óleo & Gás (KOENIG, 2004):
    • ​Chevron Corporation reportou que a utilização de Comunidades de Práticas resultou em uma redução de US$ 2 bilhões em custos operacionais;
    • Schlumberger utilizou uma combinação de Comunidades de Práticas e obteve uma economia de US$ 10 milhões em um ano de atividade.
  • Para uma comunidade ser considerada uma “Comunidade de Práticas”, a mesma deve possuir os seguintes três elementos, obrigatoriamente (WENGER, 2009):
    • O domínio: representa uma identidade, um domínio de interesse. Os membros de uma comunidade possuem um compromisso com o domínio e compartilham uma competência que os distingue de outras pessoas que não são membros da comunidade.
    •  Atuação em comunidade: Para atender aos interesses relacionados a seu domínio, os membros participam de atividades e discussões em conjunto, ajudam uns aos outros e compartilham informação. São construídos relacionamentos que permitem que um membro aprenda com o outro. Além disso, não é necessário que todos os membros se conheçam diretamente ou trabalhem diariamente juntos para participar de uma mesma comunidade.
    • A prática: Uma comunidade de práticas não é meramente uma comunidade de interessados sobre um assunto e sim de pessoas que trabalham com um assunto. Por exemplo, não é uma comunidade de pessoas que gostam de pintura e sim de pintores. Desta forma diz-se que os membros de uma Comunidade de Prática são os praticantes de um determinado assunto. Consequentemente, eles trocam histórias, experiências, ferramentas, formas de resolução de problemas, e outros recursos viabilizando a geração de práticas compartilhadas.
  • O desenvolvimento destes três itens em paralelo é o que mantém uma comunidade ativa e sustentável.

Quando utilizar?

  • Quando há necessidade de retenção e troca de conhecimentos entre colaboradores com conhecimentos e experiências distintas.
  • Quando há necessidade de padronizar processos.
  • Para estabelecer e disseminar melhores práticas.
  • Quando é necessário disseminar ou criar uma cultura.
  • Quando é necessário ativar capital intelectual (soma de todos conhecimentos dos colaboradores da empresa) para soluções de problema e inovação. 
  • Quando há necessidade de desenvolver e multiplicar expertises específicas em torno de práticas e processos. 
  • Desenvolver aprendizado pela interação. 
  • Criar vínculos entre colaboradores em torno do trabalho.

Recursos necessários:

  • Ter um desafio compartillhado e que seja de interesse da organização.
  • Um processo ou uma prática.
  • Pessoas envolvidas com a prática.
  • Caso seja optado por uma Comunidade de Prática presencial, é necessário a infraestrutura (Sala,…).
  • Caso seja optado por suporte a virtual, é necessário a tecnologia adequada (ex.: Fórum de discussão virtual). 
  • Alguém instruindo no processo de implementação de uma Comunidade de Prática. 
  • Um sponsor (preferencialmente o ‘dono’ da prática) e um grupo de pessoas interessadas.

Como aplicar?

Definição do escopo/tema

  • O primeiro passo para a implementação de uma Comunidade de Práticas, independente do tipo, é a definição de sua identidade: qual a expectativa da organização com relação a esta comunidade,  qual o tema que ela abordará, quem será seu grupo-alvo e quem será seu patrocinador.

Mapeamento de Pessoas

  • Quem são as referências?
  • Quem está envolvido com a prática?

Definição de Objetivo da Comunidade

  • Qual o resultado esperado?
  • Até quando a comunidade deverá existir?

Governança

  • Quais os papéis e responsabilidades?
  • Quais as atividades necessárias?
  • Deve ser estruturado um modelo de governança que irá depender do tipo de CoP, se a mesma terá ferramentas associadas e do porte da organização. Esta governança definirá: a dinâmica de funcionamento, as atividades de gestão da comunidade e os papéis e responsabilidades de cada um dos membros desta governança. Um modelo simplificado de governança, adaptado de CAVALCANTI (CAVALCANTI, 2007) conta com três tipos básicos de membros:
    • Coordenadores, que de maneira geral, são responsáveis pela definição da estratégia de implantação da comunidade e zeladores dos seus processos básicos;
    • Multiplicadores, que atuam diretamente na motivação dos usuários em manter a movimentação na comunidade;
    • Usuários, que farão uso do conhecimento registrado e contribuirão com o acréscimo de novos conteúdos.
  • O próximo passo, após a implantação da governança, é a estruturação do ambiente tecnológico em que a comunidade será desenvolvida e a criação dos processos básicos de funcionamento da mesma (publicação, validação, cadastramento de membros, etc.).

Capacitação

  • Com a comunidade desenhada inicia-se o planejamento dos treinamentos, um específico para cada perfil.
  • Primeiramente, estes são realizados para os coordenadores e multiplicadores considerando suas atribuições específicas.
  • Em seguida, o treinamento dos usuários da comunidade dá continuidade ao processo, tendo como objetivos fundamentais: garantir a equalização dos usuários na comunidade, incentivar a sua participação efetiva nas atividades da comunidade e obter o feedback da percepção deles em relação a comunidade buscando um comprometimento dos mesmos.

Comunicação

  • Planejar o lançamento.

Gestão da Comunidade

  • Indicadores.
  • Ações ativação da rede de participantes.

Processo de Implantação

  • Para um processo de implementação de sucesso, podem ser necessárias a aplicação de algumas das práticas citadas abaixo, entretanto, é fundamental uma análise do contexto organizacional. Dependendo da empresa, estas práticas devem ser adaptadas ou até mesmo evitadas em alguns casos, ou seja, cada implementação é única.
    • Processo de criação: define critérios e etapas para o estabelecimento de novas comunidades na organização.
    • Processo de incubação: criação e acompanhamento de um plano de ação fundamentado em fatores críticos para a sustentabilidade de uma comunidade. Aplica-se aqui o conceito de “franquias”: se uma comunidade não é bem vista na organização, isso pode criar uma visão local de que a prática de comunidades como um todo não é válida para a organização. Usualmente o processo de incubação ocorre logo após o estabelecimento da comunidade e segue por alguns meses até que a CdP esteja com alicerce e rotinas bem estruturadas.
    • Mapeamento de maturidade: realizado periodicamente, esse mapa indica aos responsáveis pela prática de comunidades na organização, os principais pontos fortes e fragilidades do processo estabelecido. Deve-se inicialmente criar uma visão de estágios e o que se espera em cada um desses estágios de evolução de uma comunidade. É fundamental entender que o simples fato de uma comunidade existir já traz benefícios e, portanto, nem toda comunidade precisa atingir os estágios mais avançados.
    • Plano de acompanhamento: processualmente é semelhante ao plano de incubação porém com foco voltado à evolução e resultados. Para balizar este processo, pode-se utilizar um plano estratégico, roadmap de tecnologias/produtos, ou algum outro instrumento que dê indicações de quais comunidades podem contribuir mais fortemente para que a empresa atinja seus objetivos de negócio.
    • Indicadores: ainda que não existam indicadores consagrados de ROI sobre comunidades de prática, é fundalmental utilizar algum mecanismo que demonstre à organização os benefícios que essa prática traz (ver “Plano de fidelização”). Além desse tipo de indicador, o time que faz gestão desta prática precisa ter em mãos indicadores que permitam melhorias globais (ex: ferramenta de colaboração, incentivos à participação, ações de comunicação junto a liderança, etc).
    • Plano de Fidelização: Comunidades de Prática são, na maioria das vezes, algo voluntário na organização e que necessita gestão de mudança. Desse modo o plano de fidelização deve se pautar nos 3 pilares da fidelização de clientes: modelo educacional, contratual e de recompensas. Cada um desses modelos irá atingir a organização sob diferentes aspectos, o que fortalecerá o ambiente organizacional para que as comunidades de prática consigam se estabelecer de maneira homogênea e sustentável. O modelo educacional está associado à treinamento e comunicação, o contratual prevê o estabelecimento de benefícios exclusivos vinculados à prática e o de recompensas é o reconhecimento de comportamentos desejados dentro da organização. Existe aqui uma oportunidade de associar esses modelos à comunicação com a direção da empresa, fazendo com que esta se envolva e conheça de maneira indireta os benefícios que uma comunidade de práticas pode trazer.
    • Associação com outras áreas: quanto mais amarrada a prática estiver na organização, mais forte e sustentável ela será. Para isso é necessário entender o contexto organizacional onde se está implementando comunidades e buscar outras áreas para construir essas associações. Um bom ponto de partida é com práticas de RH, onde pode-se associar a participação em comunidades com planos de carreira, mentoria ou avaliação por competências. Outras áreas potenciais: comunicação, jurídico, TI, segurança da informação, PLM, gestão de projetos, inovação etc. Não esquecer, porém, que depende do contexto de cada organização.

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

Em construção.

Exemplos de aplicação:

Embraer

  • Exerce a prática de comunidades desde 2009, possuindo diversos processos de sustentação associados (ver “Boas práticas, dicas e possíveis adaptações”).
  • Nesta organização as comunidades obrigatoriamente devem ter reuniões presenciais mensais, realizadas na sala Ba. Isso é feito para fortalecer as redes de relacionamento e confiança na organização e aumentar as interações no ambiente virtual. Atualmente é utilizado o Sharepoint 2010 como ferramenta de colaboração para as comunidades de prática estabelecidas.
  • Na Engenharia existem em torno de 90 comunidades, organizadas conforme as tecnologias ou metodologias aplicadas nos produtos.
  • Pela organização, pode-se ouvir diversas histórias de como as comunidades ajudam no desenvolvimento de produtos e de profissionais mais capazes de resolver problemas e criar inovações. Além disso, diversas das discussões realizadas nas comunidades são capturadas como ativos de conhecimento (lições aprendidas, manual de práticas, etc). O uso desses ativos é gerenciado ao longo do processo de desenvolvimento de produtos, o que fomenta ainda mais a relevância das comunidades na organização.
  • Também são associadas à participação em comunidades de prática diversos processos de RH como por exemplo, intercâmbio, evolução de carreira, mentoria, avaliação por competências etc.
  • A participação em comunidades é voluntária e todos que assim desejam devem, obrigatoriamente passar por um treinamento de Gestão do Conhecimento que explica conceitos de comunidades, dá dicas de utilização e ressalta aspectos de segurança de informação e liability. Esse mesmo treinamento é dado na integração de novos funcionários, fomentando a cultura desejada desde a entrada na organização.

Aprenda mais:

Processos de Conhecimento

(  X  ) Identificação (  X  ) Criação  (  X  ) Retenção (  X  ) Transferência ( X  ) Aplicação

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