Definição do escopo/tema

• O primeiro passo para a implementação de uma Comunidade de Práticas, independente do tipo, é a definição de sua identidade: qual a expectativa da organização com relação a esta comunidade,  qual o tema que ela abordará, quem será seu grupo-alvo e quem será seu patrocinador.

Mapeamento de Pessoas

• Quem são as referências?
• Quem está envolvido com a prática?

Definição de Objetivo da Comunidade

• Qual o resultado esperado?
• Até quando a comunidade deverá existir?

Governança

• Quais os papéis e responsabilidades?
• Quais as atividades necessárias?
• Deve ser estruturado um modelo de governança que irá depender do tipo de CoP, se a mesma terá ferramentas associadas e do porte da organização. Esta governança definirá: a dinâmica de funcionamento, as atividades de gestão da comunidade e os papéis e responsabilidades de cada um dos membros desta governança. Um modelo simplificado de governança, adaptado de CAVALCANTI (CAVALCANTI, 2007) conta com três tipos básicos de membros:
  • Coordenadores, que de maneira geral, são responsáveis pela definição da estratégia de implantação da comunidade e zeladores dos seus processos básicos;
  • Multiplicadores, que atuam diretamente na motivação dos usuários em manter a movimentação na comunidade;
  • Usuários, que farão uso do conhecimento registrado e contribuirão com o acréscimo de novos conteúdos.
• O próximo passo, após a implantação da governança, é a estruturação do ambiente tecnológico em que a comunidade será desenvolvida e a criação dos processos básicos de funcionamento da mesma (publicação, validação, cadastramento de membros, etc.).

Capacitação

• Com a comunidade desenhada inicia-se o planejamento dos treinamentos, um específico para cada perfil.
• Primeiramente, estes são realizados para os coordenadores e multiplicadores considerando suas atribuições específicas.
• Em seguida, o treinamento dos usuários da comunidade dá continuidade ao processo, tendo como objetivos fundamentais: garantir a equalização dos usuários na comunidade, incentivar a sua participação efetiva nas atividades da comunidade e obter o feedback da percepção deles em relação a comunidade buscando um comprometimento dos mesmos.

Comunicação

• Planejar o lançamento.

Gestão da Comunidade

• Indicadores.
• Ações ativação da rede de participantes.

Processo de Implantação

• Para um processo de implementação de sucesso, podem ser necessárias a aplicação de algumas das práticas citadas abaixo, entretanto, é fundamental uma análise do contexto organizacional. Dependendo da empresa, estas práticas devem ser adaptadas ou até mesmo evitadas em alguns casos, ou seja, cada implementação é única.
  • Processo de criação: define critérios e etapas para o estabelecimento de novas comunidades na organização.
  • Processo de incubação: criação e acompanhamento de um plano de ação fundamentado em fatores críticos para a sustentabilidade de uma comunidade. Aplica-se aqui o conceito de “franquias”: se uma comunidade não é bem vista na organização, isso pode criar uma visão local de que a prática de comunidades como um todo não é válida para a organização. Usualmente o processo de incubação ocorre logo após o estabelecimento da comunidade e segue por alguns meses até que a CdP esteja com alicerce e rotinas bem estruturadas.
  • Mapeamento de maturidade: realizado periodicamente, esse mapa indica aos responsáveis pela prática de comunidades na organização, os principais pontos fortes e fragilidades do processo estabelecido. Deve-se inicialmente criar uma visão de estágios e o que se espera em cada um desses estágios de evolução de uma comunidade. É fundamental entender que o simples fato de uma comunidade existir já traz benefícios e, portanto, nem toda comunidade precisa atingir os estágios mais avançados.
  • Plano de acompanhamento: processualmente é semelhante ao plano de incubação porém com foco voltado à evolução e resultados. Para balizar este processo, pode-se utilizar um plano estratégico, roadmap de tecnologias/produtos, ou algum outro instrumento que dê indicações de quais comunidades podem contribuir mais fortemente para que a empresa atinja seus objetivos de negócio.
  • Indicadores: ainda que não existam indicadores consagrados de ROI sobre comunidades de prática, é fundalmental utilizar algum mecanismo que demonstre à organização os benefícios que essa prática traz (ver “Plano de fidelização”). Além desse tipo de indicador, o time que faz gestão desta prática precisa ter em mãos indicadores que permitam melhorias globais (ex: ferramenta de colaboração, incentivos à participação, ações de comunicação junto a liderança, etc).
  • Plano de Fidelização: Comunidades de Prática são, na maioria das vezes, algo voluntário na organização e que necessita gestão de mudança. Desse modo o plano de fidelização deve se pautar nos 3 pilares da fidelização de clientes: modelo educacional, contratual e de recompensas. Cada um desses modelos irá atingir a organização sob diferentes aspectos, o que fortalecerá o ambiente organizacional para que as comunidades de prática consigam se estabelecer de maneira homogênea e sustentável. O modelo educacional está associado à treinamento e comunicação, o contratual prevê o estabelecimento de benefícios exclusivos vinculados à prática e o de recompensas é o reconhecimento de comportamentos desejados dentro da organização. Existe aqui uma oportunidade de associar esses modelos à comunicação com a direção da empresa, fazendo com que esta se envolva e conheça de maneira indireta os benefícios que uma comunidade de práticas pode trazer.
  • Associação com outras áreas: quanto mais amarrada a prática estiver na organização, mais forte e sustentável ela será. Para isso é necessário entender o contexto organizacional onde se está implementando comunidades e buscar outras áreas para construir essas associações. Um bom ponto de partida é com práticas de RH, onde pode-se associar a participação em comunidades com planos de carreira, mentoria ou avaliação por competências. Outras áreas potenciais: comunicação, jurídico, TI, segurança da informação, PLM, gestão de projetos, inovação etc. Não esquecer, porém, que depende do contexto de cada organização.