Muito já foi dito e já estamos convencidos do valor da informação e do conhecimento no mundo contemporâneo. É fato que as organizações que detém o conhecimento produzido acerca de seus negócios e utilizam dele para gerar novos conhecimentos tem uma grande vantagem competitiva.
Nesta dinâmica, a Gestão do Conhecimento é o conjunto de ações que, entre outras coisas, visa estimular o compartilhamento de experiências e insights entre os indivíduos, e tem como objetivo melhorar a produtividade das equipes, deliberar sobre soluções de problemas e desenvolver inovações.
É comum situações em que, quando um colaborar é desligado, as empresas concentrem esforços para captar as informações e os conhecimentos que carrega. Mas como é possível fazer isso de forma dinâmica e contínua? David Griffiths, durante a conferência KM Brasil 2021, defendeu que as empresas precisam investir em ambientes estimuladores que incentivem a curiosidade, o engajamento, as conversas e trocas de experiências.
Também é fundamental que os conhecimentos tácitos, ou aqueles que são particulares de cada pessoa, sejam transformados em conhecimentos explícitos, ou seja, registrados, codificados e armazenados, sempre que possível – principalmente por meio da documentação.
É importante destacar que a tecnologia pode auxiliar nesse processo com ferramentas de captura, armazenagem, modelagem, entre outros, porém, o conhecimento não pode ser separado das pessoas, tempo e espaço, por isso a contextualização dos indivíduos aparece como premissa, seja por conversas informais ou ações corporativas – educação corporativa, reuniões de equipe, entre outros.
Mas como a Gestão Documental contribui com esse processo? Partindo do pressuposto de que o conhecimento é uma condição humana que se dá por meio do processamento das informações recebidas, quando explícitas, essas informações estão contidas em documentos, sejam eles administrativos, normativos, legais ou históricos.
A Gestão Documental proporciona a disponibilização das informações de maneira organizada e eficaz, evitando que os indivíduos percam tempo na localização dos documentos quando necessário. Além disso, considera os documentos a partir dos processos de negócio que os geraram. Assim, é possível estabelecer um racional de classificação que conecta as atividades realizadas por cada área com os documentos gerados, deixando claras as atribuições e responsabilidades de cada uma delas.
Outros benefícios que a Gestão Documental pode oferecer é a construção de ferramentas a fim de controlar a produção e o fluxo dos documentos, de forma que as informações ali contidas não sejam extraviadas, e a manutenção de ambientes organizados, viabilizando que a informação certa, contida nos documentos, esteja disponível de forma assertiva.
Dito isso, assim como a Gestão do Conhecimento, a Gestão Documental é uma construção que exige convencimento e mudança de comportamento, porém, quando aliadas e bem aplicadas, geram impactos positivos nas organizações permitindo que sejam aproveitadas ao máximo as vantagens do capital intelectual produzido.
Por Juliana Carminhola.
Sobre a autora:
Juliana Carminhola é historiadora formada pela UNESP (Assis). Especialista em Conservação Preventiva de documentos em papel e pós-graduanda em Gestão Eletrônica de Documentos para Organizações Privadas. Experiência na organização e avaliação de documentos corporativos administrativos e relacionados à memória institucional.