After Action Review

Captura de aprendizados, aperfeiçoamento continuo e geração de comprometimento da equipe

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O que é?

O After Action Review (AAR), ou Revisão pós-ação, é um processo simples usado por uma equipe para capturar as lições aprendidas a partir dos sucessos e fracassos do passado, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro.
É uma prática consolidada pelo exército norte-americano visando a captura de aprendizados, aperfeiçoamento continuo e geração de comprometimento de time.
Esta estruturado em um processo de avaliação do que aconteceu, por que aconteceu e como é possível manter os pontos fortes e melhorar as fraquezas a partir da comparação entre os resultados pretendidos e os resultados realmente obtidos.
Sua aplicação demonstra ser uma ferramenta poderosa de aprendizado contínuo ao concentrar-se nos resultados de um evento / tarefa / atividade.
O AAR não é um processo de lavagem de roupa-suja ou de queixa.

Quando utilizar?

Após a realização de um treinamento ou reunião para analisar o que fazer melhor na próxima sessão.
Após mudanças de processo. Neste caso, a AAR pode ser realizada após completar alguns ciclos (ex.: produção das 100 primeiras unidades).
Durante a realização de um projeto nos encontros de status ou após a entrega de uma fase relevante.
Em situações de emergência que requerem a geração rápida de aprendizados.

Recursos necessários:

Um facilitador instruido na prática.
Tempo e dedicação do time envolvido com o projeto ou ação.
Ambiente focado na aprendizagem e não na busca de culpados.

Como aplicar?

Definir o formato

É possível aplicar o AAR organizado de maneira formal ou informal. As diferenças ficam evidentes no quadro abaixo:

Ainda assim, os passos para a aplicação do método são os mesmos, assim como seus benefícios.

Definir o facilitador

Cada rodada pode ser conduzida por um participante diferente. O facilitador deve iniciar e finalizar os diálogos, controlar o tempo, incentivar a participação e impedir comportamentos incompatíveis. O condutor de cada sessão deve ser decidido no último encontro para já se responsabilizar pela agenda e para observar temas e acontecimentos relevantes.
Também há a opção de o facilitador sempre ser o mesmo, neste caso opte por definir de forma clara este papel, que pode ser acumulado pelo líder da iniciativa, gestor ou até mesmo pelo PMO.

Definir a frequência

O grupo deve estabelecer uma frequência para os encontros e manter uma agenda possibilitando um planejamento e uma preparação adequada. Idealmente o AAR deve ser aplicado conjuntamente aos encontros de avaliação de resultado ou de status

Levantar temas e acontecimentos

Cada sessão deve ser iniciada com o levantamento dos temas e acontecimentos mais relevantes do período, com maiores aprendizados. Todos devem participar deste levantamento, porém cabe ao facilitador garantir a consistência e a inclusão dos temas e acontecimentos.

Aplicar as questões

Conduzir a dinâmica com base nas seguintes perguntas:
- O que era para acontecer?
- O que realmente aconteceu?
- Por que houve diferenças entre o planejado e o real?
- O que aprendemos?
Depois de revisitar os objetivos da atividade, é sempre uma boa ideia começar com os pontos positivos, ou seja, “o que ocorreu bem fora do que aconteceu?”
Para cada ponto, continue a perguntar “por que?”
Para as áreas problemáticas, perguntar “o que poderia ter ido melhor?” Em vez de “o que deu errado?” Compreender “por que” é igualmente fundamental.
Deixe tempo suficiente para reflexão e incentive a contribuição de todos.
Busque sempre comprovações, por isso é relevante realizar o processo com base nos indicadores de performance ou de gestão.

Documentar aprendizados

É importante ter um relato claro e bem documentado da AAR, por isso registre as lições captadas e as decisões tomadas. Utilize tal registro na próxima sessão ao deixar todo o conteúdo no formato de orientações ou recomendações para o futuro.

Uma estrutura de ata deve conter pelo menos:
- Data do encontro
- Uma ou duas frases com contexto e objetivo do encontro
- Pessoas envolvidas
- Aprendizados e recomendações
- Palavras-chave
Sempre que possível, disponibilize o conteúdo em ambiente virtual de fácil acesso, permitindo a reutilização dos aprendizados, seja pela própria equipe envolvida, seja por outros times com questões semelhantes.

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

Garanta apoio do líder, seja gestor do projeto, responsável pelo processo ou apenas facilitador da reunião.
Procure sermpre realizar a sessão de AAR imediatamente após o ocorrido.
Garanta que o encontro seja feito pela equipe e para a equipe.
Crie um clima no qual os participantes compreendam a importância de serem honestos e de manterem o foco no aprendizado (e não na crítica gratuíta).
Processo não precisa necessariamente ocorrer pessoalmente. Pode ser realizado por telefone ou on-line com ferramentas como mensagens instantâneas, teleconferências, wikis e fóruns.
Ainda que seja usualmente uma atividade para ser feita em grupo, pode ser adaptada para o nível individual, como um exercício de reflexão pessoal.
É possível utilizar dinâmicas de estimulo a interação com o uso de post-its ou outras ferramentas lúdicas.